Il segreto per una gestione efficace messaggio di posta elettronica

Date un'occhiata nella tua casella email, quanti messaggi hai lì dentro? A poche centinaia? A poche migliaia? Che ci crediate o no, ci sono in realtà persone che hanno accumulato migliaia di e-mail nella loro casella di posta. Se questo sei tu, è probabilmente un buon momento per dare un'occhiata a come si stanno elaborando le e-mail in arrivo, e vedere se è possibile migliorare il tempo speso per leggere e rispondere alle azioni e-mail.

Qui ci sono quattro passi che si possono iniziare a prendere OGGI, che farà una grande differenza nella quantità di tempo speso in attività correlate e-mail. Un'efficace gestione del tempo e-mail inizia adesso!

Programma Tempo Email

Quante volte al giorno si sono interrotti dal "ding" che informa l'utente quando è arrivata una e-mail nella tua casella di posta? Anche pensare al numero di interruzioni totali si ottengono ogni giorno dal telefono, le persone fermate alla scrivania o in ufficio, instant messaging, ecc Pianificazione di un'ora al giorno per lavorare attraverso le informazioni ricevute nella tua casella di posta (lo spostamento di file per il vostro riferimento cartelle o che svolgono le azioni necessarie azioni di e-mail) possono fare una grande differenza nella quantità a realizzare. A seconda della natura del vostro lavoro, potrebbe essere necessario per controllare la posta più frequentemente per le email più urgenti che richiedono azioni subito, ma avere almeno un'ora al giorno, specificamente programmato per affrontare quello che c'è nella casella di posta e di non permettere telefono chiamate o altre interruzioni, farà una differenza enorme.

Se possibile, non lasciare il tuo programma di posta elettronica in esecuzione tutto il giorno, mentre si sta lavorando su qualcos'altro. Ogni volta che si controlla per vedere che cosa e-mail è in arrivo, è perdere la concentrazione su ciò su cui stai lavorando e ci vuole tempo per tornare indietro. Se è necessario controllare frequentemente per i messaggi urgenti, basta aprirlo quando si è in tra i progetti, o in attesa di qualcosa di boot-up, ecc

Classificazione

Tutta la posta elettronica può essere classificato come "riferimento" o e-mail "azione". Le statistiche ci mostrano che imparare a fare questo si può risparmiare fino a 50 minuti al giorno su archiviazione e ricerca di informazioni. E 'quasi 7 ore a settimana, e vale la pena il tempo che vi porterà ad imparare questa tecnica!

Email di riferimento: Si tratta di materiale che riceverete nella vostra email che non hanno a che fare con un compito specifico, ma si desidera mantenere in modo da poter fare riferimento ad esso in un secondo momento. È necessario conservare questi in cartelle e-mail, nell'area My Documents del computer, o in formato cartaceo all'interno di raccoglitori.

Email Azione: si tratta di dati che si utilizzano per espletare un'azione. Hai bisogno di ciò che è nell'e-mail per eseguire l'azione. Queste informazioni vengono tipicamente salvati su un to-do list, un calendario, o in un sistema di project management.

Uno alla volta

Può essere estremamente difficile resistere alla tentazione di aprire messaggi di posta elettronica in un ordine casuale, in base a quello che sembra più interessante a voi come si apre la casella di posta up! Lavorando sistematicamente tramite i messaggi di posta elettronica uno alla volta, partendo dall'alto, è un approccio molto meglio e aumentare la produttività e diminuire il tempo speso in attività correlate e-mail. Usa il tuo programma di posta elettronica per organizzare le email per data, in modo che le email più vecchie o più recenti sono in cima alla lista.

Se hai un backlog di e-mail nella vostra casella di posta elettronica per lavorare attraverso, si vuole programmare blocchi di tempo per ottenere attraverso di loro, organizzare le informazioni di riferimento e rispondere alle azioni. Alla fine, si sarà in grado di svuotare la tua casella di posta le informazioni più vecchio e semplice lavorare su un elenco giornaliero di e-mail, uno alla volta.

Il "4 D's del processo decisionale"

Sei sempre l'apertura e la lettura dei messaggi di posta elettronica lo stesso più e più volte, e la marcatura loro "come nuovo" per riferirsi poi perché semplicemente non sono sicuri di cosa fare con essa in questo momento? Il riferimento / action classifica vi aiuterà con questo, come sarà il 4 D's del processo decisionale modello.

Gestione e-mail è ancora una volta più efficiente e aumenterà la vostra produttività. Prendere una decisione la prima volta che aprite il vostro email è fondamentale per la gestione del tempo efficace. Sono disponibili quattro opzioni tra cui scegliere di utilizzare questo modello di processo decisionale, tra cui:

Eliminazione
Fare
Delega
Rimandare
Elimina: Probabilmente la metà della posta elettronica si ottiene, se non di più, può essere semplicemente cancellati immediatamente. Do che invece di salvataggio "per dopo" o "per quando ho tempo" e si elimina un sacco di lavoro inutile in seguito.

Fare: Se l'azione necessaria in una e-mail vi porterà due minuti o meno, non pensate nemmeno di deposito o di risparmio che a fare per più tardi. Questo è ciò che il vostro un blocco è per ora di tempo: basta farlo fare e sentirsi bene con la realizzazione. Per e-mail di riferimento, farlo depositato cui appartiene e quindi è possibile eliminare l'e-mail dalla posta in arrivo. Probabilmente circa un terzo della vostra e-mail può essere effettivamente "fatto" in meno di 2 minuti.

Delega: per le email che non possono essere eliminati, e non è possibile farlo fare in circa due minuti, per quanto riguarda la delega a qualcun altro da fare? Se si può delegare, comporre una breve e-mail in meno di due minuti per inviare a qualcun altro da fare!

Rimandare: Per un e-mail selezionare pochi che proprio non possono essere eliminati, e può essere fatto solo da voi, e vi porterà più di due minuti per farlo fare, li potrete rimandare fino a qualche tempo dopo l'ora dedicata di elaborazione della posta elettronica tempo. Questo è importante, se si avvia a fare i compiti che richiedono più di due minuti o giù di lì durante il vostro tempo e-mail, avete trascurato tutte le altre e-mail nella vostra casella di posta. Quindi rimandare le email di azione più lunghi per un lavoro a tempo programmato, programmando sul tuo per fare la lista o il calendario, o la pianificazione di una riunione, ecc

Se fate quanto sopra su una base quotidiana, si può veramente migliorare l'efficienza di gestione del tempo per trattare con i vostri messaggi di posta elettronica. In media, è stato scoperto che le persone in genere può processare circa 100 e-mail in un'ora con la decisione del 4 D's rendendo il modello, i consigli per la gestione delle e-mail. Statisticamente, il 50% dell'e-mail possono essere cancellate immediatamente, il 30% delle email può essere delegata o completato da soli in circa due minuti, e il 20% delle email può essere rinviata fino a tardi, il tempo di lavoro programmato.

Se si dispone di un portafoglio ordini di e-mail, basta mettere da parte grandi blocchi di tempo per iniziare a ricevere attraverso i messaggi vecchi. Iniziate la giornata con un'ora di tempo e-mail, lavorando attraverso le più recenti email ricevute, e quindi pianificare più tempo per passare attraverso le vecchie e-mail. Prima di conoscerla, si dovrà lavorare con messaggi quotidiani solo e godere la vostra produttività ritrovata email!...